人事評価制度の具体的な作り方と6つの設計手順、失敗例を解説

人事評価制度を導入すれば、従業員の能力や実績を把握・評価できるようになり、人材育成や人材配置に活用できます。企業が人事評価制度を導入する際、重要になるのが「適切な制度設計や運用ができるかどうか」です。

人事評価制度の作り方に問題があると、効果を発揮しない場合や従業員が不満を抱く場合があります。制度の導入時は、ポイントを押さえて設計や運用手順を考えることが重要です。

本記事では、人事評価制度の作り方を解説するとともに、失敗例や人事評価制度に役立つツールを紹介します。

人事評価制度の作り方 6つの手順とポイント

事業経営に生かせる効果的な人事評価制度を構築するため、制度設計時に押さえておきたい作り方のポイントは次の6つです。

• 手順1：人事評価制度の目的の明確化
• 手順2：評価基準と項目の設計
• 手順3：等級制度と報酬制度の連携
• 手順4：評価者の教育と研修の重要性
• 手順5：人事評価制度の運用開始と従業員への周知
• 手順6：評価制度の定期的な見直しと改善

それぞれのポイントについて以下で詳しく見ていきます。

手順1：人事評価制度の目的の明確化

人事評価制度を導入するときには、導入する目的を明確にして、目的に沿った制度設計にすることが重要です。導入目的が曖昧なまま制度を設計すると、制度全体で一貫性がなくなって効果を発揮しないことがあるからです。

人事評価制度を設計する際、企業理念・経営戦略の反映や従業員のモチベーションアップ、キャリア形成を意識すると、企業と従業員の双方にとって意義のある制度に仕上がります。

企業理念と経営戦略の反映

人事評価制度をはじめとした社内制度は、企業の事業経営を円滑に進める目的で導入するものです。人事評価制度の導入が事業経営にもたらすメリットはいくつかありますが、「企業理念・経営戦略の社内への浸透」もそのひとつです。

企業理念や経営戦略を従業員に理解してもらうことを目的として、企業が重視する価値観や方針に合う人材を評価する制度にすれば、企業の方向性を従業員に理解してもらえます。どのような人材が会社から評価されるのか、人事評価制度の評価項目を従業員が見れば、会社が何を重視しているのかがわかる仕組みです。

企業が事業を行う際、経営者と現場で認識を共有して同じ価値観のもとで同じ方向を向いて取り組むことが重要であり、人事評価制度を通じて実現できます。

＜関連記事＞
・戦略人事とは？定義から事例、フレームワークまで徹底解説

従業員のモチベーションとキャリア形成の支援

従業員のモチベーションアップも、企業が人事評価制度を導入する目的としてよく見られるもののひとつです。成果をあげた従業員が企業への貢献度に応じて適切に評価されれば、従業員は日々の業務に意欲的に取り組むようになり、生産性や業績の向上が期待できます。

人事評価制度は、従業員のキャリア形成支援をはじめとした人材育成目的で活用することも可能です。例えば、人事評価を通じて従業員の能力を把握し、本人の能力を生かせる部署へ異動させれば、従業員のスキルや長所をさらに伸ばせてキャリア形成にプラスに働きます。

また、人事評価を通じて振り返りを行い、不足している能力に応じて従業員ごとに必要な研修を実施してもよいでしょう。人事評価制度をうまく活用すれば個々の従業員の能力を伸ばすことができます。

＜関連記事＞
・キャリア形成とは？考え方や年代別のポイント、企業の支援策・ツールを解説

手順2：評価基準と項目の設計

人事評価制度を従業員のモチベーションアップや人材育成に生かすためには、従業員の成果や能力を適切に把握する必要があります。そのために重要になるのが評価基準と項目の設計です。

評価体系の設計は、人事評価制度の作り方のなかでも特に重要になる事項のひとつです。評価項目の区分や種類など、以下で解説するポイントを押さえたうえで実際の制度設計を考えましょう。

<h4>成果、能力、情意の評価項目の設定</h4>

人事評価制度では、一般的に次の3つを評価項目として用います。評価基準を考える際は、成果（業績）だけに偏らず、能力・情意をバランスよく組み合わせることがポイントです。

• 業績評価（成果・目標達成度）
• 能力評価（スキル・知識・資格）
• 情意評価（勤務態度・協調性・積極性）

業績評価とは、業務での成果や業務目標の達成度合など業績に関する評価項目です。能力評価では、業務で必要な能力を身に付けているか、自身の能力を業務で発揮できているかを評価します。情意評価は、勤務態度や周囲の社員との関わり方などを評価する項目です。

3つの評価基準において、具体的にどのような評価項目を設定すべきかは、職種やポジションによって異なります。営業職や事務職、管理職など、従業員の特性に応じて評価項目を設定しましょう。

＜関連記事＞
・人事評価の項目とは？サンプルや評価項目の例、評価基準なども解説

絶対評価と相対評価の使い分け

従業員を評価する代表的な方法に、絶対評価と相対評価があります。それぞれの特徴を踏まえ、評価目的や職種、組織規模に応じて使い分けることが重要です。

絶対評価とは、あらかじめ設定された目標や基準をクリアできたかどうかで評価する方法です。絶対評価は基準が明確な点がメリットであり、仕事で成果を出した従業員が評価されればモチベーションアップにつながります。しかし、全員が目標数値に達せず低い評価を受けてしまうと、職場全体でモチベーションが下がる恐れがあります。

一方で相対評価とは、部署やチームなど所属する組織内で相対的な順位をつけて評価する方法です。相対評価は、競争意識や成長意欲を高められる点がメリットです。

しかし、対抗意識が強くなりすぎると部署内で敵対心が生まれ、協調性がなくなって円滑な組織運営ができなくなる場合があります。

＜関連記事＞
・相対評価と絶対評価の違いは？わかりやすくメリット・デメリットを解説

手順3：等級制度と報酬制度の連携

人事評価制度のことだけを考えて制度設計を行うと、他の社内制度と連携が取れておらず、整合性のない複数の制度が社内に混在してしまうことになりかねません。人事評価制度の作り方では、他の社内制度との連携も重要になる点のひとつです。

人事評価制度は等級制度と連携させるとともに、評価して終わりにするのではなく、評価内容を報酬制度と結び付けることがポイントになります。

等級ごとの責任と役割の明確化

部長・課長・課長補佐など、等級ごとに求められる役割や責任は異なるため、評価基準も等級によって変える必要があります。等級にかかわらず全社員一律に同じ評価基準を適用すると適切な評価ができません。

人事評価制度を設計する際は、等級ごとに評価項目や配点などを変更し、それぞれの等級にあわせた評価シートを作成しましょう。等級ごとに評価シートを作成し、その等級における評価基準や項目を記載して明確にすれば、従業員は自身のポジションで求められている責任や役割を理解できます。

そのため、人事評価制度を設計する際は、まずは自社の等級制度で定めている等級の区分を確認しましょう。等級に応じて複数の評価基準を設計するのは手間がかかり大変ですが、等級制度と人事評価制度を連携させれば従業員の等級に応じた的確な評価につながります。

評価結果の報酬への反映ルール

評価結果を昇給・賞与・昇格などの処遇に反映する場合は、基準とルールを明確にすることが重要です。評価と処遇の関係を従業員に説明するとともに、フィードバックや育成機会と組み合わせて運用しましょう。

従業員への報酬の種類にはさまざまなものがありますが、一般的によく見られるのは、人事評価の結果を賞与支給や昇給・昇格と連動させるケースです。

どのような基準を満たすと昇給や賞与支給を行うのか、ルールを明確にすれば、従業員は評価基準を満たすように意欲的に業務に取り組むため、生産性の向上を期待できるでしょう。

また、従業員の頑張りを評価して報いる姿勢を企業が示せば、企業に対する従業員の信頼度が高まります。離職率の低下や優秀な人材の流出防止を図るうえでも効果的です。

＜関連記事＞
・人材流出とは？止まらない原因や影響、防ぐための対策を徹底解説

手順4：評価者の教育と研修の重要性

人事評価制度は、評価基準などの制度設計がしっかりしていても、実際に運用を開始したときにうまくいかず失敗するケースが少なくありません。

管理者などの評価者が評価基準を正しく理解していないと、適切な評価が行われず人事評価制度が効果を発揮できなくなる恐れがあります。評価者の教育と研修が重要であり、押さえるべきポイントは以下で解説する2点です。

評価者間の判断基準をそろえる研修内容

評価者によって評価基準の解釈の仕方がわかれてしまうと、評価にばらつきが生じて評価の公平性が保てず、従業員が不満を抱くことになります。人事評価制度では、評価者間の判断基準をそろえる必要があり、そのために重要になるのが評価者向けの研修の実施です。

評価者研修とは、人事評価制度の意義や評価基準・項目の正しい解釈の仕方などを学ぶ研修です。管理職やマネージャーなど、部下を評価する立場にある者を対象に研修を実施して、評価者間の目線合わせ（キャリブレーション）を行います。

例えば、従業員の成果や業務の状況など具体例を挙げて、評価基準のどのレベルに該当するのか示せば、評価者ごとに判断や評価が分かれる事態を防げます。

評価エラーを防ぐためのチェックポイント

評価者研修では「評価エラー」についても学びます。評価エラーとは、評価者が自身の価値観や感情、思い込みなどに左右されて偏った評価をすることです。

公平な評価を行うには、評価者がこうしたエラーの存在を理解し、意識的に回避する必要があります。そのため、評価者研修では代表的な人事評価エラーの種類や内容、防止策について学びます。

例えば、ハロー効果とは、一部の目立つ特徴や成果に引きずられて全体の評価が歪んでしまう現象です。そのほかにも、中心化傾向や極端化傾向、寛大化傾向など、さまざまな種類の評価エラーがあります。

評価者が陥りやすい評価エラーの種類や防ぐための対策を評価者研修で扱うことで、人事評価制度を運用する際の精度が高まります。

＜関連記事＞
・バイアスとは？種類と人事で起こる5つのバイアス対策

手順5：人事評価制度の運用開始と従業員への周知

人事評価制度を運用する際は、従業員に制度の意義や内容を理解してもらうことが大切です。

制度の作り方に問題がなくても、制度内容や評価基準を従業員に知らせないと、「会社が勝手に評価ルールを決めて恣意的に評価しているのでは？」と誤解を招くことがあります。

人事評価制度の運用は、「周知方法」と「フィードバックプロセス」の2つのポイントを押さえたうえで行いましょう。

制度導入時の従業員への周知方法

人事評価制度を新たに設計して導入するときには、制度を導入する目的や意義、評価基準・項目、運用の流れについて従業員に説明します。

従業員への説明は、ただ説明資料を従業員に配布して各自で読んでもらうのではなく、経営者や人事担当者が直接説明する機会を設けて制度内容や運用方法を説明しましょう。

説明資料をメールで配信したり社内サイトに掲載したりするだけでは、資料を読まない従業員もいて、制度への理解が社内に十分に浸透しない可能性があります。

経営者や人事担当者が直接説明することで、企業に貢献している従業員を会社が評価しようとする姿勢が伝わり、従業員の納得感を醸成できます。

また、制度の導入時だけでなく、半年や1年に1回など人事評価を行うタイミングで評価制度に関する説明資料を再度配布すると、制度への理解を促進するうえで効果的です。

フィードバックプロセスの構築

人事評価制度では、評価結果を従業員に伝えるとともに、なぜそのような評価結果になったのか、理由も含めて従業員本人に説明することが重要です。

理由の説明がなく評価結果だけを伝えてしまうと、従業員は評価に納得できず不満を抱く場合があります。理由の説明があれば納得感が高まり、従業員は前向きに取り組めるようになります。

上司からフィードバックを行う際は、成果や本人の能力など、評価の理由になった事項について説明して、評価対象期間の振り返りを具体的に行うことがポイントです。

評価対象期間に達成できたこととできなかったことなどを整理して示せば、部下は自身の長所短所やよかった点、課題点を把握できて今後の成長に生かせます。

人事評価制度を従業員の成長や組織力の向上につなげるためには、適切なフィードバックプロセスの構築が重要です。

＜関連記事＞
・フィードバックとは？意味と5つの手法・具体例を解説

手順6：評価制度の定期的な見直しと改善

人事評価制度は、最初は人材育成などで効果を発揮していた場合でも、会社の事業内容・規模の変化や時代の変化に伴ってうまく機能しなくなることがあります。

人事評価制度を導入した後には、制度に問題点や課題がないか定期的に確認を行い、見直しと改善を行うことが重要です。

従業員満足度調査やサーベイの活用

従業員満足度調査を実施する際、質問項目に人事評価制度に関する内容を盛り込めば、従業員が人事評価制度に対して満足しているかを確認できます。また、人事評価制度だけを対象として独自のサーベイ（調査）を社内で実施してもよいでしょう。

社内でアンケートを実施すれば、制度の課題を拾い上げて見直しに反映できます。現在の人事評価制度の運用方法に関して従業員が不便に感じる点や、評価基準に不満を感じている点を把握できれば、制度の改善につなげることができます。

アンケート調査を実施する際は、「制度への不満を記載すると人事評価に影響するのでは？」と従業員が不安を感じないように、匿名形式で実施することが大切です。また、調査は評価者・被評価者の両方に対して実施しましょう。それぞれの立場から見た評価制度の課題や問題点を把握して改善に生かします。

＜関連記事＞
・従業員満足度調査（ES）とは？ アンケート項目や具体的な向上施策をわかりやすく解説

社会動向と業界トレンドへの対応

人事評価制度の評価体系や運用方法は、社会動向や業界トレンドを踏まえて変更が必要になることがあります。例えば、社会全体で働き方や価値観が多様化したことを受けて、勤務形態としてリモートワークを導入するようなケースです。

出社型の勤務体系のもとでは、評価シートを紙でやり取りしても問題ありませんが、リモートワーク中心の従業員がいると、上司と部下が直接顔を合わせる機会が少なくなります。紙の評価シートのやり取りが難しいようであれば、人事評価システムの導入などシステム化の検討が必要です。

また、職務内容や役割を明確にし、その職務を基準に配置・評価・処遇を行うジョブ型人事制度を導入する企業もあります。導入する場合は、職務ごとの責任や期待成果を定め、それに沿った評価基準を設計する必要があります。

人事評価制度の失敗例から学ぶポイント

企業が人事評価制度を導入したものの失敗する事例として、よく見られるケースがいくつか存在します。人事評価制度を導入する場合は、企業が失敗する典型的なパターンに陥らないように注意が必要です。以下では、主な失敗例を紹介します。

一度に完璧な制度を作ろうとして複雑化する

人事評価制度を導入する以上、少しでもよい制度を構築して人材育成や人材配置に生かすことが大切ですが、最初から完璧を求めすぎると失敗することがあります。

例えば、評価項目を増やしすぎたり、評価軸や配点ロジックを精緻にしすぎたりするなど、初めから完璧を目指した結果、複雑な評価制度を作ってしまうケースです。

評価基準や項目を細かく設定すれば、従業員の能力や成果を細かく評価できます。しかし、人事評価制度を初めて導入するときには、従業員は制度そのものに慣れていません。内容が複雑だと評価者も被評価者も理解が追い付かない恐れがあります。

制度の導入時は、従業員が理解できて実際に運用可能な制度になっているか、確認することが重要です。

試験運用をしないまま全社一斉に導入する

人事評価制度は、運用を開始してから初めて評価基準の不備や運用フローの欠陥に気づくケースも少なくありません。失敗例として見られるケースのひとつが、新しい制度を全社一斉に導入してしまい、導入後に問題が発覚して社内全体に影響や混乱が広がるケースです。

人事評価制度のような重要な制度は、いきなり全社一斉に導入することはおすすめできません。制度設計後に試験運用期間を挟み、一部の部署や部門で試験的に制度を運用してから全社で導入するほうがよいでしょう。

最初はスモールスタートにすれば、人事評価制度の設計に問題があり課題が見つかっても、社内への影響を抑えられます。試験運用によって課題点を把握し、改善しながら運用範囲を広げて実行と改善を繰り返すなかで、よりよい制度ができあがります。

運用負担が大きく、評価業務が形骸化する

人事評価制度の運用では、業務の振り返り、評価シートへの記入、面談、評価結果の集計・分析など、評価者・被評価者・人事担当者のそれぞれに負担が生じます。

評価シートや目標管理データが複数のフォルダやファイルに分散していると、二重入力によるデータの食い違いや、どれが最新版か分からないといった問題が起こりやすくなります。

システムと表計算ソフトを併用している場合も、転記や照合作業が増え、管理が複雑になりがちです。さらに、過去の評価履歴や1on1の対話記録を必要なときに参照できなければ、従業員の成長の推移を追いにくくなります。

こうした確認作業や手戻りが積み重なると、評価業務の締め切りが遅れたり、評価シートを埋めること自体が目的になったりしかねません。

人事評価制度を設計する際は、データの管理方法も含め、関係者の負担も考慮し、無理なく運用できる仕組みを整えることが重要です。

タレントマネジメントシステムを活用して集計や分析を自動化するなど、後述する各種ツールの活用をあわせて検討しましょう。

目標設定がマンネリ化し、評価が育成につながらない

毎年似たような目標を立てる状態が常態化し、その目標が適正なのかも検証されないまま同じような評価が繰り返されてしまうケースが見られます。人事評価制度がマンネリ化してしまい、機能しなくなる状態も企業でよく見られる失敗例です。

人事評価制度などの社内制度は、運用し続ける中で従業員が慣れてしまう結果、制度本来の趣旨や導入目的を忘れてしまい、評価作業が単なる機械的な作業になることがあります。

目標設定のマンネリ化を防ぐため、人事評価制度の意義や仕組みを説明する場の設定や資料の配布を定期的に行いましょう。目標を設定し、実際の業務の中で取り組み、振り返りを行って評価することの目的や重要性を従業員が認識してこそ、適切な目標設定や評価が可能になります。

人事評価制度に役立つツール

人事評価制度を導入する際、他のツールも組み合わせると効率的・効果的な運用が可能になる場合があります。以下では、人事評価制度に役立つツールとして「人事評価システム」「タレントマネジメントシステム」「目標管理ツール」の3つを紹介します。

人事評価システム

人事評価システムとは、人事評価に必要な従業員情報や評価項目、評価結果などを一元管理し、評価業務を効率化するためのシステムです。

人事評価制度を運用する際、紙や表計算ソフトの評価シートに記入したり、評価者・被評価者間で紙・表計算ソフトの評価シートをやり取りしたりすると、手間がかかって大変です。

人事評価システムを活用すれば、評価フローそのものをデジタル化して運用負担を軽減できます。評価シートの配布・回収・承認・集計など、評価業務の効率化に適したツールです。

例えば、評価シートをオンライン上で管理すれば、被評価者と評価者がそれぞれのパソコンから同じシートにアクセスして入力や内容の確認ができ、効率よく評価業務を行えます。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、従業員のスキル・経験・評価・配置履歴などの人材情報を一元管理し、人材配置や育成、評価に活用するシステムです。

搭載機能は製品によって異なります。評価データをスキルや1on1、サーベイなどの情報と組み合わせることで、育成・配置施策の検討に役立てられます。

＜関連記事＞
・タレントマネジメントとは？目的やシステムの導入、比較、活用方法を徹底解説

目標管理（MBO・OKR）ツール

目標管理制度とは、組織の目標を設定したうえで、組織目標の達成に向けて従業員ごとの目標を設定して、目標の達成度合を管理・評価する制度です。目標管理ツールは、目標設定から進捗追跡、評価への接続までを支援するツールです。

MBOでは、組織目標を踏まえて従業員本人が目標案を考え、上司と内容や難度を確認しながら決定します。

目標管理ツールを活用すると、目標・進捗・フィードバックを記録しやすくなり、定期的な振り返りや目標の形骸化防止に役立ちます。

また、目標や目標達成に向けた具体的なステップ・タスクを可視化できて評価や振り返りが明確になるため、人事評価制度と相性のよいツールです。

＜関連記事＞
・MBO（目標管理制度）とは？ 目標設定の例や立て方、実施プロセスを徹底解説
・OKRとは？ 導入方法や具体例、KPI・MBOとの違いを徹底解説

まとめ

人事評価制度は、単に制度を設計して導入すればよいわけではありません。作り方のポイントを押さえて制度内容や運用ルールを決めることが大切です。人事評価制度を導入する際は、目的や評価基準を明確化し、等級制度や報酬制度との連携も意識する必要があります。

評価者・被評価者が制度の趣旨や内容を理解していないと、公平な評価が行われず、目標設定がマンネリ化して評価が育成につながらないことがあります。人事評価制度の導入時には制度の内容を従業員に周知して、評価者研修を実施しましょう。

人事評価システムやタレントマネジメントシステム、目標管理ツールなど、他のツールと組み合わせると、人事評価制度の効率的・効果的な運用が可能になります。

HRMOSタレントマネジメントで人事評価制度の運用と改善を支援

企業が人事評価制度を効果的に活用するには、従業員のスキルや経験、資格、評価情報などを一元管理し、継続的に利用できる状態を整えることが重要です。

HRMOSタレントマネジメントは、従業員のスキルや評価データをまとめて管理でき、評価シートの配布・回収・進捗管理、過去評価の蓄積、評価データの可視化・活用が可能です。ダッシュボードで従業員ごとのスキルを確認でき、本人の強みや課題を把握しやすくなります。

また、1on1の記録やキャリア希望、評価データとあわせてスキル情報を蓄積することで、従業員一人一人の成長やスキルの変化を継続的に確認しやすくなります。蓄積したデータは、人材育成や配置、研修計画の検討にも活用できます。

人事評価の配布・回収や進捗管理を効率化したい方は、HRMOSタレントマネジメントの「人事評価」機能をご確認ください。サービス全体の機能や導入事例を知りたい方は、「3分でわかるHRMOSタレントマネジメント」もダウンロードいただけます。

HRMOSタレントマネジメント「人事評価機能」
3分でわかる「HRMOSタレントマネジメント」